Учет дополнительных работ в Бюджетир: отслеживание и контроль непредвиденных расходов

Для эффективного управления этими расходами необходимо внедрить систему, которая позволит не только отслеживать дополнительные работы, но и анализировать их влияние на общий бюджет. В этом контексте программное обеспечение Бюджетир предоставляет инструменты для учета и контроля дополнительных расходов, что позволяет минимизировать риски и повысить финансовую прозрачность.

Учет дополнительных работ в бюджетировании имеет несколько ключевых значений:

• Финансовая прозрачность: позволяет избежать недоразумений между заказчиком и исполнителем, обеспечивая четкое понимание всех затрат.
• Контроль затрат: помогает в мониторинге и контроле за расходами, что особенно важно для соблюдения бюджета проекта.
• Управление рисками: позволяет заранее оценить возможные финансовые последствия и подготовить соответствующие меры.

Какие виды непредвиденных расходов могут возникнуть?

Непредвиденные расходы могут проявляться в различных формах:

1. Повышение затрат на материалы вследствие изменения цен: значительное влияние на бюджет проекта может оказать увеличение стоимости материалов.
2. Внеплановые корректировки проекта: модификации, не предусмотренные изначальной документацией, могут потребовать дополнительных ресурсов.
3. Дополнительные работы из-за отклонений от плана
4. Дефекты материалов и затраты на их устранение
5. Прочие ситуации, требующие дополнительных расходов

Этапы методики расчетов по дополнительным работам

• Идентификация дополнительных работ: на этом этапе необходимо зафиксировать все работы, которые не были учтены в первоначальных планах.

Для этого в Бюджетир применяется «Акт регистрации дополнительных работ», он используется для внесения сведений о компенсируемом времени и затрат, не предусмотренных в основной производственной программе.

Данные акты могут иметь претензионный характер в случае, если подрядными организациями были совершены нарушения, поломки на производстве, или другие случаи, которые повлекли за собой работы сверх положенной нормы, указанной в договоре.

• Оценка стоимости: после идентификации работ следует провести оценку их стоимости. Это может включать анализ рыночных цен, расчет трудозатрат и материалов, необходимых для выполнения дополнительных работ.

Соответственно, когда Акт регистрации сформирован производственным отделом на рабочем столе экономистов появляется информация об актах «Этапы компенсации дополнительных работ». В настройках можно установить нужный отбор.

Компенсируется заказчиком/подрядчиком

В табличной части отображаются статусы компенсации, занесенные в справочник «Статусы компенсации дополнительных работ» согласно очередности, а также объемы требований по расчету.

Вся остальная информация заполняется автоматически из документа акт дополнительных работ.

При установке флага «не учитывать» – этап компенсации будет пропущен и перейдет на следующий этап (перешагнуть этапы без установки флажка невозможно).

• Согласование с заказчиком: Это важно для обеспечения прозрачности и избежания конфликтов.
• Внесение изменений в бюджет: После согласования необходимо внести изменения в бюджет проекта, чтобы отразить новые затраты. Это может потребовать пересмотра других статей бюджета.
• Мониторинг и отчетность: Важно регулярно отслеживать выполнение дополнительных работ и их влияние на общий бюджет проекта. Это включает в себя подготовку отчетов для заинтересованных сторон.

В Бюджетир для этой задачи применяется специализированный отчет «Компенсации дополнительных работ», отражающий все акты дополнительных работ, продолжительность работ и статус компенсации работ.

Одна из стратегий минимизации рисков получения непредвиденных расходов — это создание резервных фондов в смете для покрытия непредвиденных расходов.

Как создавать резервирования бюджета под задачи проекта мы рассказываем в нашей статье «Контроль лимитов затрат».

Эффективное управление проектом требует учета дополнительных работ и контроля непредвиденных расходов. Программа “Бюджетир” предоставляет все необходимые инструменты для этого, обеспечивая точность, гибкость и контроль на всех этапах проекта. Использование “Бюджетир” помогает минимизировать риски и обеспечивает успешное завершение проекта в рамках установленного бюджета и сроков.

Следите за нашими обновлениями на нашем Дзен.