Нефтесервисная компания: Эффективное управление финансами и ресурсами производства через цифровизацию

Заказчик поставил перед нами важную задачу — создать единую платформу для автоматизированного процесса формирования бюджета и координации производственной активности организации. Основные цели заключались в следующем:

1. Создание и интеграция автоматизированной системы для ведения управленческой отчетности
2. Создание единой информационной базы данных.
3. Интеграция с учетной системой бухгалтерского учета.
4. Формирование и обработка производственных данных.
5. Расчёт и формирование бюджетов.
6. Подготовка аналитических отчётов.

Характерные свойства и механизмы функционирования бюджетной структуры в компании клиента

Клиент применяет методологию бюджетирования, основанную на принципе начисления доходов и расходов, отказавшись от традиционной кассовой модели учета. Данная методика предполагает отражение фактов хозяйственной жизни именно тогда, когда они возникают, независимо от реального поступления денежных средств. Важной особенностью подхода является ведение учета одновременно по двум направлениям:

• Принцип начисления: доходы и расходы фиксируются сразу же при возникновении обязательств или прав требования.
• Параллельный учет объемов реализации: дополнительно учитывается информация о реальных объемах произведенной и проданной продукции или оказанных услугах.

Такой комбинированный подход позволяет получить полную картину текущего состояния дел, обеспечивая высокую степень информативности и достоверности данных.

Еще одна важная деталь — периодичность составления отчетности. Бюджеты формируются ежемесячно, при этом каждая запись, осуществленная в течение определенного месяца, отражается суммарно на итоговую величину соответствующего периода. Таким образом, информация предоставляется руководителям в виде обобщенного ежемесячного отчета, позволяющего отслеживать динамику доходов и расходов в долгосрочной перспективе.

Проблемы существующего подхода до внедрения Бюджетир

1. Система учета Основной недостаток существующей системы заключается в том, что все расчёты ведутся вручную в таблицах Excel. Этот подход имеет ряд существенных недостатков:

• Огромные объемы данных от множества подразделений приводят к созданию длинных и сложных таблиц, которые трудно поддерживать и обновлять.
• Высокий уровень риска возникновения ошибок вследствие человеческого фактора.
• Сложности с пониманием того, каким образом были рассчитаны конкретные показатели отдельными подразделениями, что ведет к длительным переговорам и уточнениям.
• Любые изменения в формулах требуют тщательной проверки, поскольку малейшие изменения могут привести к некорректному отображению результатов.
• Невозможность быстрого внесения изменений делает процесс трудоемким и долгим.
• Ограниченная совместная работа пользователей затрудняет одновременную работу над одним документом несколькими сотрудниками.
• Отсутствие возможности оперативного получения необходимой информации о работе отдельных подразделений.
• Нет прямой взаимосвязи между производственными планами и финансовым управлением.

2. Длительный процесс составления бюджета Процесс составления бюджета занимает значительное количество времени, зачастую превышая один месяц исключительно на этапе расчетов. Основными причинами являются:

• Долго обрабатываются данные, поступающие от разных подразделений.
• Если возникает необходимость внести изменения в отдельные параметры, перерасчет становится крайне трудозатратным процессом.
• Отсутствует гибкость в анализе сценариев («что, если?»), что усложняет оценку влияния возможных изменений на прибыль.
• Риск ошибочного ввода данных возрастает при внесении изменений в планируемый бюджет.

3. Низкая прозрачность и долгие согласования Одной из главных проблем остается низкая прозрачность вносимых данных и отсутствие четкого понимания методики расчета показателей. Экономисты часто испытывают трудности с интерпретацией информации, предоставленной сотрудниками подразделений. Это приводит к следующим последствиям:

• Постоянная потребность в переговорах и уточнении методов расчета данных.
• Потеря значительного количества рабочего времени сотрудников на согласование показателей.
• Нехватка уверенности в надежности предоставляемых данных, что негативно сказывается на качестве управленческих решений.

Результаты внедрения системы бюджетирования

Переход на новую систему бюджетирования принес заказчику значительные улучшения в области управления финансами и производительности. Вот главные преимущества, полученные после внедрения новой платформы:

1. Значительное ускорение формирования отчетности Благодаря автоматизации процессы подготовки производственной и бюджетной отчетности теперь занимают существенно меньше времени, позволяя сотрудникам сосредоточиться на стратегическом планировании и принятии обоснованных решений.

2. Повышение точности и снижение рисков ошибок Новая система минимизирует влияние человеческого фактора, сводя к минимуму вероятность появления ошибок в расчетах. Теперь финансовые данные точнее отражают реальную ситуацию в компании.

3. Оптимизация трудовых ресурсов Использование современных инструментов позволило сократить временные затраты сотрудников на выполнение рутинных операций примерно на треть, высвобождая ресурсы для решения более важных задач.

4. Улучшение качества финансового планирования За счет широкого спектра возможностей аналитики и глубокой проработки исторических данных, специалисты получают доступ к детализированной информации, что повышает эффективность финансового планирования и улучшает прогнозы развития компании.

5. Гибкое представление отчетности Теперь руководство получает возможность формировать разнообразные отчеты, детально раскрывающие деятельность компании в разрезе конкретных проектов и подразделений, что способствует улучшению координации действий и контролю за выполнением поставленных целей.

6. Упрощение процедуры консолидации отчетности Процедура объединения данных из различных источников заметно упрощается и ускоряется, экономя около трети временных затрат на подготовку сводных документов, что облегчает контроль за соблюдением стандартов учета.

Как изменилась практика финансового планирования в компании после внедрения новой системы?

Рассмотрим конкретный пример — составление производственного плана компании, включающего филиалы и сводные планы. Ранее этот процесс выглядел следующим образом:

До внедрения системы «Бюджетир»

1. Каждый филиал самостоятельно формировал план в индивидуальном формате, используя программы типа Excel.
2. План составляли укрупнённо, основываясь лишь на общих показателях скважины, без детализации этапов и технологических операций.
3. Процесс свода общего плана происходил вручную, также через Excel, что занимало большое количество времени и было подвержено риску ошибок.
4. Составление даже не детализированного плана всей компании занимало целый месяц.

Однако после внедрения современной системы «Бюджетир», ситуация кардинально изменилась:

После внедрения системы «Бюджетир»

1. Детализированное планирование. Сейчас каждый филиал составляет план отдельно по каждой скважине, включая этапы и технологические операции, что даёт полное понимание структуры расходов и доходов.
2. Шаблоны для ускорения процесса. Система предлагает готовые шаблоны скважин, что ускоряет создание аналогичных планов, исключая повторную разработку каждого документа.
3. Единое аналитическое пространство. Использование единой базы данных устраняет путаницу и расхождения в терминологии, обеспечивая прозрачность и ясность расчетов.
4. Процесс согласования онлайн. Новая система предусматривает встроенный модуль согласования, позволяющий своевременно получать одобрения и замечания.
5. Совместная работа нескольких пользователей. Несколько специалистов могут одновременно редактировать документ, устраняя задержки, вызванные ожиданием очереди на внесение изменений.
6. Автоматическая отчетность. Пользователи получают готовую отчетность в удобном формате, охватывая проекты, филиалы и общий план компании.
7. Наглядная визуализация. Графики типа диаграммы Ганта позволяют визуально представить ход выполнения работ, делая планирование нагляднее и понятнее.
8. Качество и скорость. Новый подход повысил качество планирования за счёт детальной разработки работ и сократил сроки формирования планов вдвое.

Трансформация производственного учета и формирование отчетности после внедрения системы «Бюджетир»

Рассмотрим, как изменилась процедура ведения учета фактических данных и формирования план-фактора после внедрения современной системы «Бюджетир».

Практика до внедрения «Бюджетира»

До внедрения новой системы процесс учета и отчетности имел следующие особенности:

• Суточные рапорты велись вручную прямо на месте выполнения работ в формате электронных таблиц Excel.
• Сбор и сведение всех суточных рапортов выполнялись также вручную, что приводило к задержкам и увеличению нагрузки на персонал.
• Полноценный анализ балансировки календарного времени отсутствовал, равно как и сравнительные план-факт анализы по различным видам работ компании.

Такая схема создавала сложности в получении оперативной и точной информации, увеличивала риски ошибок и снижала общую эффективность управления.

Изменения после внедрения «Бюджетира»

После введения системы «Бюджетир» произошли кардинальные перемены:

• Сегодня суточные рапорт вводятся непосредственно в систему по унифицированным справочникам нормативов и классификаторов (НСИ). Эта мера стандартизировала и упорядочила процедуру регистрации рабочих данных.
• Работники объектов совместно с производственной службой филиала формируют ежедневные рапорты, обеспечивая быстрый сбор и передачу актуальной информации.
• Оперативно доступна вся необходимая сводная информация по каждому проекту, филиалу и компании в целом, что позволяет оперативно реагировать на любые отклонения и проводить своевременный мониторинг ситуации.
• Появилась возможность создавать универсальный отчет, содержащий как плановые, так и фактические данные, что открывает широкие перспективы для углубленного анализа производственных процессов.
• Использование единого аналитического пространства гарантирует отсутствие разночтений и двойственности трактовки информации.
• Сама программа выступает надежным хранилищем всех данных производственного учета, гарантируя сохранность и доступность сведений.

Формирование бюджетов ЦФО

Проблемы до внедрения «Бюджетира»

Ранее процесс формирования бюджета выглядел следующим образом:

• Каждое подразделение разрабатывало собственный бюджет, используя собственные формы Excel, что порождало различия в структуре данных и затрудняло интеграцию.
• Часто одни и те же показатели бюджета рассчитывались исходя из различных версий производственного плана, создавая серьезные разногласия и противоречия.
• Расчеты ЦФО были непрозрачны, так как отсутствовала прямая связь между данными о производстве и стоимости ресурсов.
• Формирование бюджета затягивалось минимум на месяц, а при изменении исходных данных весь процесс приходилось начинать заново.
• Получаемые отчеты не поддерживали различные виды аналитики и сравнение с предыдущими периодами.
• Работа с многочисленными файлами Excel многократно повышала риск допущения ошибок.
• Качество сформированного бюджета оставляло желать лучшего ввиду низкой степени точности при распределении затрат.

Преимущества после внедрения «Бюджетира»

• Установлен единый формат документа для всех центров финансовой ответственности, что устранило проблему различий в формах подачи данных.
• Планирование осуществляется на основе строго определенных производственных факторов, цены и объема потребляемых ресурсов, что повысило прозрачность и надежность расчетов.
• Разработана удобная настройка распределения доходов и расходов по временным интервалам относительно базового уровня, указанного в бюджете.
• Построены алгоритмы, позволяющие автоматически рассчитывать бюджеты на основе установленных параметров, что улучшило качество данных и снизило нагрузку на сотрудников.
• Время формирования бюджета существенно уменьшилось.
• Пересчет бюджета при изменении производственных данных стал быстрым и простым, если другие факторы остаются стабильными.
• Стало возможно копировать ранее созданные сценарии, экономя дополнительное время.
• Доступны универсальные отчеты, содержащие подробный анализ и сравнения с прошлым периодом, а также сопоставления план/факт.

Выгоды участников процесса финансового планирования после внедрения

Владельцы и инвесторы

Главная выгода владельцев и инвесторов состоит в обеспечении максимальной полноты и достоверности информации, необходимой для принятия стратегических решений. Возможность своевременно получать точные данные помогает снизить риски стратегических ошибок и избежать неверных инвестиционных шагов. Новое программное обеспечение позволило владельцам видеть целостную картину финансового положения компании, контролировать распределение ресурсов и управлять ими эффективнее.

Менеджеры высшего звена

Руководители компании отмечают следующие позитивные изменения:

1. Быстрый доступ ко всем необходимым аналитическим данным, что позволяет мгновенно оценивать состояние дел и принимать взвешенные решения.
2. Простота контроля исполнения бюджета благодаря удобной навигации и интерфейсам.
3. Возможность проведения сценарного и факторного анализа, помогающего оценить последствия различных внешних воздействий.
4. Постановка чётких целей для подразделений и менеджеров, что укрепляет ответственность и мотивацию персонала.

Специалисты экономических служб

Экономисты оценили такие аспекты, как:

1. Контроль полного цикла формирования бюджета, начиная от постановки целей и заканчивая контролем их достижения.
2. Прозрачность расчёта бюджетных показателей, что снижает вероятность ошибок и увеличивает доверие руководства.
3. Сокращение времени на составление бюджетов благодаря автоматической обработке данных.
4. Удобные инструменты для построения гибкой отчётности, что расширяет возможности оценки и анализа результатов деятельности.

ИТ-руководитель

Особенное внимание уделяется выгодам для ИТ-отдела:

1. Продукт легко интегрируется с существующими информационными системами, не нарушая регулярного графика обновлений типовой конфигурации.
2. Исчезла необходимость передавать огромные массивы данных через файлы Excel, что уменьшает риск несанкционированного распространения конфиденциальной информации.

Финансисты

Специалисты отдела финансов выделяют следующие плюсы:

1. Наличие надёжного и прозрачного бюджета доходов и расходов, который можно сформировать по разным аналитическим срезам и временным периодам.
2. Повышенная точность прогнозов и плановых значений, что положительно влияет на финансовый менеджмент компании.

В заключение отметим, что новая система позволила каждому участнику процесса финансового планирования ощутимо увеличить производительность труда, уменьшить административные барьеры и минимизировать ошибки, связанные с человеческим фактором.