Автоматизация бизнес-процессов: с чего начать работу?

Этапы в автоматизации

Моделирование структуры компании. Важный этап автоматизации, который заключается в создании цифровой модели организации, отражающей ее подразделения, роли, процессы и взаимосвязи. Этот этап необходим для того, чтобы программное обеспечение могло корректно работать с бизнес-процессами и данными компании. 

Задачи этапа моделирования

1. Определение организационной структуры. Выделение подразделений, отделов и филиалов, а также определение иерархии и подчиненности.

2. Описание бизнес-процессов. Детализация процессов, которые будут автоматизированы и определение входных и выходных данных для каждого процесса.

3. Распределение ролей и ответственности. определение, кто отвечает за выполнение каждого процесса и назначение прав доступа к данным и функциям системы.

4. Создание схемы взаимодействия. Описание того, как подразделения и процессы взаимодействуют между собой и выявление точек пересечения и возможных узких мест.

Анализ текущих процессов. Прежде чем автоматизировать производственные и бюджетные процессы компании, необходимо понять, как работают ваши текущие операции. Проведите аудит, чтобы выявить слабые места, дублирование задач и области, где автоматизация принесет наибольшую пользу. Например, если у вас есть проблемы с планированием бюджета или управлением производственными затратами, это станет отправной точкой для выбора подходящего ПО. (Читайте статью: «Проведение аудита системы бюджетирования, производственного и бухгалтерского учета перед установкой программного продукта»)

Определение целей автоматизации. Четко сформулируйте, чего вы хотите достичь с помощью автоматизации. Без понимания, чего именно вы хотите достичь, процесс может стать хаотичным и неэффективным. Цели автоматизации должны быть конкретными, измеримыми и соответствовать стратегическим задачам вашего бизнеса.

• Оцените стратегические задачи компании. Например, увеличение прибыли, снижение издержек или улучшение качества обслуживания клиентов.
• Определите, какие процессы мешают достижению этих задач. Например, если компания теряет клиентов из-за долгого согласования заказов, автоматизация этого процесса станет приоритетной.

Цели автоматизации должны быть согласованы с теми, кто будет использовать новые системы. Для этого:

1. Проведите обсуждение с руководителями отделов. Они лучше всего знают, какие процессы требуют улучшения.
2. Учтите мнение сотрудников. Те, кто работает с процессами ежедневно, могут предложить ценные идеи.
3. Обеспечьте поддержку. Убедитесь, что все заинтересованные стороны понимают преимущества автоматизации и готовы к изменениям.

Рассмотрим основные направления, которые могут стать вашими целями:

• Сокращение времени на рутинные операции.
• Повышение точности данных и отчетности.
• Улучшение контроля за исполнением бюджета.
• Оптимизация производственного планирования.

Ситуация с которой столкнулась компания, которая к нам обратилась: Компания ведет все расчеты в Excel, что неудобно так как возникают проблемы с формулами, которые съезжают при изменениях, нельзя сделать расчеты быстро, не налажена связь с производственным планированием. Помимо этого бюджет составляется очень долго — на расчет уходит более одного месяца.

Цели:

1. Автоматизировать управленческий учет.
2. Разработать единую базу данных, как по плановым так и по фактическим показателям.
3. Формирование отчетов по плановым и фактическим бюджетным и производственным показателям, внесенным в систему.

С кейсом вы можете ознакомиться: «Кейс — Автоматизация системы управления финансами в производстве и бюджетировании для компании нефтегазового сервиса»

Выбор подходящего программного обеспечения. Программный продукт должен решать именно те задачи, которые актуальны для вашего бизнеса. Для этого:

• Определите ключевые процессы для автоматизации. Например, бюджетирование, управление запасами или производственное планирование.
• Убедитесь, что продукт поддерживает необходимый функционал. Например, если вам нужно автоматизировать бюджетирование, ищите решения с возможностью планирования, контроля исполнения и формирования отчетов.

Пример: Если ваша компания занимается производством, вам понадобится ПО, которое поддерживает учет затрат, управление запасами и планирование производства.

Программный продукт должен легко интегрироваться с уже используемыми в компании системами, такими как:

• 1С:Предприятие (если вы работаете на этой платформе).
• ERP или учетные системы.
• Другие специализированные программы.

Также оцените: Возможность настройки под специфику вашей отрасли, гибкость в создании отчетов, форм, поддержку изменений в бизнес-процессах, интуитивно понятный интерфейс, поддерживает увеличение количества пользователей, позволяет добавлять новые функции по мере необходимости, работает стабильно при увеличении объемов данных, наличие технической поддержки у вендора, сроки реагирования на запросы, возможность обновления и доработки системы.

Защита данных — это критически важный аспект, особенно если вы работаете с конфиденциальной информацией. Убедитесь, что продукт:

• Соответствует стандартам безопасности.
• Обеспечивает резервное копирование данных.
• Поддерживает разграничение прав доступа.

Подготовка команды и инфраструктуры. Убедитесь, что ваша команда готова к изменениям. Проведите обучение сотрудников и подготовьте IT-инфраструктуру для внедрения нового ПО.

Поэтапное внедрение. Начните с автоматизации наиболее критичных процессов, чтобы быстро увидеть результат. Постепенно расширяйте функционал, охватывая все больше областей бизнеса.

Бюджетир — решение для автоматизации бюджетного и производственного планирования

Компания ИнформПлюс разработала программный продукт «Бюджетир», который является расширением для 1С:Предприятие и позволяет автоматизировать процессы бюджетного и производственного планирования. Вот его ключевые преимущества:

✔ «Бюджетир» позволяет автоматизировать процессы планирования, контроля исполнения бюджета и формирования отчетности. Это помогает повысить точность прогнозов и оперативность принятия решений.

✔ Продукт легко интегрируется с уже используемыми системами на базе 1С, что упрощает внедрение и снижает затраты на интеграцию.

✔ «Бюджетир» можно адаптировать под специфику вашего бизнеса. Вы можете настроить систему в соответствии с вашими процессами и требованиями.

✔ Понятный интерфейс, период обучения и подробная документация позволяют быстро освоить систему и начать работу с минимальными затратами времени.

Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше о возможностях «Бюджетир» и начать путь к автоматизации вашего бизнеса уже сегодня.