Эффективные инструменты для планирования и учета на предприятии в Бюджетир

1. Анализ и отчетность
2. Точность и корректировки расчетов
3. Оптимизация вывода управления данными
4. Снижение трудозатрат

1. Инструменты «Анализ и отчетность»

💻Использование сквозных аналитик учета

Если система используется группой компаний, филиалов или холдингов, можно настроить аналитику таким образом, чтобы она учитывалась во всех подразделениях. Сквозная аналитика будет полезна как для производственного, так и бюджетного учёта. При настройке Бюджетира можно выбрать одну или две общие метрики.

Пример: В случае если у организации несколько видов деятельности, например, бурение, транспортные услуги и сервис цементирования; для них можно установить «Проект» в качестве сквозной аналитики.

💻Использование расчетных показателей производства

Инструмент “Использование расчетных показателей производства” в программном продукте Бюджетир предназначен для упрощения и повышения точности планирования и учета производственных расходов и доходов.

Основная идея заключается в вводе не суммы расходов или доходов, а расценок, привязанных к одному из производственных показателей, таких как объем, проходка или часы. Основные характеристики и функции:

• Пользователь вводит не сумму расходов или доходов, а расценки, привязанные к конкретному производственному показателю (например, объем произведенной продукции, количество пройденных метров или количество отработанных часов).
• Эти расценки могут быть введены с указанием конкретного признака, который будет использоваться для дальнейших расчетов. Введенные расценки при проведении автоматически умножаются на значение выбранного натурального показателя. Например, если указана расценка за один произведенный объем, она будет умножена на общее количество произведенного объема в данном периоде.
• Документ при проведении автоматически находит, сколько и в каком периоде в производственной программе внесено измерителя (например, количество произведенного объема или количество отработанных часов).

Найденное значение умножается на введенные удельные показатели. Полученные результаты расчета записываются в плановый бюджет. При этом сохраняются значения аналитик использованных производственных данных в привязке к периоду выполнения работ.

Преимущества использования:

1. Сокращение задач пользователя: Инструмент значительно упрощает процесс наполнения бюджета производственными аналитиками, так как автоматизирует расчет и запись данных.
2. Повышение точности: Автоматическое умножение расценок на натуральные показатели уменьшает вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных.
3. Упрощение анализа: Сохранение значений аналитик в бюджете позволяет легко анализировать производственные показатели в контексте времени и других факторов.

💻Использование возможностей отчета по бюджету для детализации данных бюджета

Основные возможности отчета по бюджету:

• Детализация данных по системе “Drill Down”: Пользователи могут углубляться в данные, последовательно раскрывая уровни информации для получения более детальных сведений. Возможность детализации по различным аналитикам, таким как организации, подразделения, виды деятельности и другие.
• Суммовые данные: Вывод данных в базовой валюте компании. Возможность отображения валютных показателей для международных операций.
• Натуральные показатели: Отображение данных в натуральных единицах измерения (например, количество товаров, объем продукции и т.д.).
• Расчет усредненных цен: Автоматическая калькуляция средних цен на основе имеющихся данных.
• Удельные и процентные показатели: Вывод удельных показателей для анализа эффективности. Возможность расчета и отображения процентных показателей для оценки доли различных статей бюджета.

Более подробно о системе Drill Down мы рассказываем в нашей статье.

💻Поиск и анализ проводок регл. учета на использование в управленческом учете

Инструмент “Поиск и Анализ проводок регл. учета на использование в упр. учете” предназначен для автоматизации и упрощения процесса сопоставления и учета бухгалтерских проводок в системе. Этот инструмент позволяет пользователям эффективно управлять и анализировать данные, обеспечивая точность и соответствие регламентированного учета фактическим данным.

Основные возможности инструмента:

• Автоматическое заполнение проводок: Обработка позволяет автоматически заполнять бухгалтерские проводки в соответствии с заранее установленным фильтром. Это значительно ускоряет процесс учета и уменьшает вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных.
• Сопоставление на наличие источника фактических данных: Инструмент анализирует каждую проводку на наличие подходящего источника фактических данных. Если у проводки есть источник, она корректно учитывается и попадает в учет фактических данных при заполнении.
• Учет фактических данных: Проводка, имеющая источник, включается в учет фактических данных, что обеспечивает соответствие регламентированного учета реальным операциям.
• Идентификация несоответствий: В случае отсутствия источника данных для конкретной проводки, она не учитывается в системе. Это несоответствие отражается в учете фактических данных, что позволяет пользователям оперативно выявлять и исправлять ошибки или пропуски в данных.

2.Точность и корректировки расчетов

💻Повышение точности расчетов с использованием сезонных коэффициентов

Функционал в Бюджетире предназначен для более точного и гибкого планирования бюджета, особенно в случаях, когда необходимо учитывать сезонные колебания и другие переменные факторы. Этот инструмент позволяет применять различные коэффициенты к ставкам в документе «План бюджета» расчетного типа, что повышает прозрачность и точность бюджетных данных.

Предположим, компании необходимо рассчитать расходы на дизельное топливо для работы буровых установок. Для этого: Указывается статья расходов на дизельное топливо. Выбирается драйвер производства — сутки работ. Указывается норма расхода в сутки — 3 тонны. Указывается стоимость 1 тонны — 62 000 рублей. После проведения документа программа рассчитает произведение всех суток на норму и запишет в бюджет в разрезе всех доступных аналитик с учетом сезонных поправок на расход дизельного топлива.

💻Распределения данных за границами периода

Функциональная возможность программного продукта Бюджетир по уменьшению трудозатрат с помощью распределения данных за границами периода предоставляет пользователям инструмент для эффективного управления и планирования финансовых и операционных данных. Эта функция позволяет автоматизировать процесс распределения данных не только на текущий период, указанный в документе, но и на будущие периоды, что значительно снижает трудозатраты и повышает точность планирования.

3.Оптимизация ввода управления данными

💻Ускорение ввода данных с использованием фильтра по производственным данным

Функционал для ускорения ввода данных с использованием фильтра по производственным данным в программном продукте «Бюджетир» применяется в документе «Распределение строк бюджета по аналитике учёта». Этот документ позволяет распределять данные бюджетирования и другие данные из информационной базы по различным базам распределения. При вводе плановых данных может возникнуть необходимость распределить суммы по аналитике, например, по подразделениям ДО, объектам строительства или видам ремонта.

Процесс распределения строк бюджетного плана включает перенос данных из исходного сценария бюджетного планирования в одну или несколько строк конечного сценария на основании процентов и финансовых аналитик, определённых в выбранном условии распределения бюджета.

После заполнения реквизитов документа необходимо внести данные. Для этого можно использовать инструмент «Заполнить строки по шаблону», если в системе уже существует требуемый шаблон. Также доступен инструмент «Заполнить строки бюджета», который требует установки отбора для выбора данных. В форме отбора можно указать различные варианты значений: единичное значение, несколько значений из списка, значения, входящие в группу, или значения, не входящие в список или группу. Корректировку можно провести в столбце «Вид сравнения». После этого табличная часть автоматически заполнится строками бюджета.

Далее можно перейти на закладку «База распределения» и заполнить строки: «По данным бюджета»; «По данным производственной программы». При заполнении также требуется провести отбор с фильтрацией данных аналитики.

💻Уменьшение количества строк бюджета с помощью фильтров распределения

Инструмент для уменьшения количества строк бюджета с помощью фильтров распределения в программном продукте «Бюджетир» используется в документе «План бюджета» расчётного типа. В этом документе регистрация доходов и расходов происходит на основании производственной программы. Для упрощения и оптимизации процесса распределения используется инструмент «Фильтры распределения».

Для начала работы с фильтрами появится дополнительное окно с аналитикой, где с помощью флагов можно отключить или включить аналитику согласно производственной программе.

В некоторых случаях требуется провести распределение с фильтрацией, например, по «Исполнителям» и «Видам работ». При редактировании строк пользователю по умолчанию доступны только значения аналитик, внесённые в производственную программу.

Например, если сформирована производственная программа по определённому сценарию и виду бизнеса с заполненной аналитикой, можно использовать фильтры для распределения данных по этим параметрам. После настройки фильтров система автоматически распределит строки бюджета в соответствии с заданными условиями.

Это позволяет значительно сократить количество строк бюджета и упростить процесс ввода данных, обеспечивая точное распределение доходов и расходов на основе производственной программы.

💻Уменьшение количества строк бюджета с помощью транзитных расчетов

Инструмент для уменьшения количества строк бюджета с помощью транзитных расчетов в программном продукте «Бюджетир» предназначен для оптимизации процесса бюджетирования и снижения количества вводимых в систему транзакций. Транзитные расчеты представляют собой производные вычисления, основанные на некоторых «базовых» расчетах бюджетирования.

• Каждый шаблон содержит информацию о «транзитной» статье бюджета, центре финансовой ответственности (ЦФО), коэффициенту транзита, а также этапу и виду работ.
• В одном шаблоне может быть задано более одного «транзитного» расчета, что позволяет гибко настраивать распределение и перераспределение бюджетных средств.

Инструмент используется в документе «План бюджета» расчетного типа. Транзитные расчеты позволяют автоматически рассчитывать производные значения на основе базовых данных, что значительно упрощает процесс ввода и обработки информации.

Преимущества использования:

1. Уменьшение количества вводимых в систему транзакций расчетов по бюджетированию, что экономит время и ресурсы.
2. Повышение точности и согласованности бюджетных данных за счет автоматического расчета производных значений.
3. Упрощение процесса управления бюджетом благодаря централизованному и гибкому подходу к распределению средств.

4.Снижение трудозатрат и автоматизация

💻Уменьшение трудозатрат с помощью обработки копирования сценария

Функциональная возможность в программном продукте “Бюджетир” по уменьшению трудозатрат с помощью обработки копирования по сценарию представляет собой инструмент, который позволяет автоматизировать процесс копирования данных. Это значительно упрощает работу с большими объемами информации и сокращает время, затрачиваемое на рутинные операции.

• «Включая планы производства»: Если необходимо, чтобы данные плана производства также были включены в скопированный документ, можно активировать этот параметр. Это особенно полезно при создании комплексных отчетов или документов, которые требуют включения производственных планов.
• «Перепроводить документы (после копирования): После завершения процесса копирования, если требуется автоматически внести измененные данные в программу, можно использовать этот параметр. Это позволяет поддерживать актуальность данных и уменьшает необходимость в ручном обновлении информации.

💻Уменьшение трудозатрат с помощью обработки перепроведения бюджета

Функциональная возможность в программном продукте “Бюджетир” по уменьшению трудозатрат с помощью обработки перепроведения бюджета представляет собой инструмент, который позволяет автоматизировать процесс пересчета и обновления бюджетных данных при изменении производственной программы. Это значительно упрощает работу с бюджетными расчетами и сокращает время, затрачиваемое на рутинные операции.

💻Уменьшение трудозатрат с помощью связанных производственных программ

Функционал программного продукта “Бюджетир” по уменьшению трудозатрат с помощью связанных производственных программ представляет собой инструмент, который позволяет интегрировать и синхронизировать производственные данные между различными компаниями. Это обеспечивает эффективное взаимодействие и обмен информацией, снижая при этом необходимость в ручном вводе данных и повышая точность и актуальность информации.

1. Позволяет использовать данные одной компании для создания или обновления производственных программ другой компании.
2. Обеспечивает согласованность и унификацию данных между различными подразделениями или связанными предприятиями.
3. Одна из программ может быть назначена ведущей, что означает, что все изменения в этой программе автоматически передаются зависимым производственным программам других компаний. Это позволяет централизованно управлять изменениями и гарантирует, что все связанные компании получают актуальные данные.
4. Возможность выгружать и загружать графики работ, информацию о датах и объемах операций между компаниями.
5. Автоматизация процесса обмена данными уменьшает время на синхронизацию и снижает вероятность ошибок, связанных с ручным вводом.

Например, одна компания может выгрузить график работ другой компании и получить из нее информацию о датах и объемах операций.

💻Автоподстановка исполнителей

“Автоподстановка исполнителей” предоставляет пользователю удобный инструмент для автоматизации процесса назначения исполнителей при обработке документов. Этот механизм позволяет при создании шаблонов процессов обработки документов задавать правила для определения участника процесса, которые могут изменяться в зависимости от различных условий.

1. Пользователи могут разрабатывать шаблоны для различных типов документов и процессов, где заранее задаются правила автоподстановки исполнителей.
2. Когда документ запускается на согласование, система автоматически подставляет конкретного исполнителя, соответствующего заданным условиям. Например, если в шаблоне указано, что исполнителем должен быть “Руководитель проекта”, система определит и подставит руководителя проекта для конкретного документа.
3. Автоподстановка исполнителей значительно сокращает время на назначение ответственных лиц, минимизируя вероятность ошибок и обеспечивая правильное распределение задач
4. Правила автоподстановки могут быть легко изменены или обновлены в зависимости от изменений в организационной структуре или бизнес-процессах компании.

Пример использования: При создании шаблона для обработки финансовых отчетов можно указать, что исполнителем будет “Финансовый директор”. Когда документ будет запущен на исполнение, система автоматически подставит текущего финансового директора в качестве исполнителя, что гарантирует правильное и своевременное назначение ответственных лиц.

💻Делегирование прав согласования

“Делегирование прав согласования” предоставляет пользователям возможность передавать задачи согласования другим пользователям системы на определенный временной промежуток. Это позволяет гибко управлять процессами согласования, обеспечивая непрерывность работы даже в случаях отсутствия основного ответственного лица.

Пользователи могут передавать свои задачи согласования другим пользователям системы. Это может быть полезно, например, в случаях отпусков, командировок или временной занятости основного ответственного лица другими задачами.

Если срок, на который была установлена передача прав, истекает, элемент из справочника удаляется автоматически. Это обеспечивает актуальность данных и предотвращает возможность использования устаревших прав.