Контроль лимитов затрат: эффективное управление затратами с Бюджетир

Система контроля затрат — это процесс управления и контроля над установленными лимитами в рамках различных аспектов деятельности компании. Он направлен на минимизацию рисков, оптимизацию процессов и повышение эффективности работы предприятия.

Контроллинг затрат и их лимитов дополняет привычный контроль исполнения бюджета, перенося точку анализа использованию бюджета непосредственно в моменты возникновения обязательств – на стадию закупки, контрактования или приемки первичных документов.

Основные задачи контроля затрат на предприятии:

• Определение и установление лимитов: определение границ допустимых значений для различных показателей бюджета.
• Мониторинг и контроль затрат,соблюдения лимитов: регулярное отслеживание и анализ данных о выполнении установленных лимитов, выявление отклонений и принятие мер по их устранению.
• Анализ причин отклонений и корректировка лимитов: выявление факторов, которые привели к нарушению лимитов, и внесение изменений в сами лимиты или процессы их установления. Расширение Бюджетир позволяет уменьшать, увеличивать, а также производить перераспределение лимитов .
• Оценка эффективности контроллинга лимитов затрат: анализ результатов работы системы, выявление сильных и слабых сторон, определение возможностей для улучшения и оптимизации процесса.

Контроль бюджетов затрат позволяет компаниям управлять рисками, повышать эффективность работы и улучшать результаты своей деятельности. Задачи контроля затрат на предприятии сложно выполнить, не имея средств автоматизации для этого. С этой целью в состав Бюджетира был включен модуль контроллинга затрат, обеспечивающий эффективный процесс соблюдения плановых бюджетов.

Контроллинг управления затратами в Бюджетир включает в себя

1. Инструменты для настройки уровней контроля. Контроль лимитов может производится как по статьям бюджетов, так и по их группам для снижения трудозатрат в ситуациях, когда детализация по статьям очень высока.
2. Настройка аналитик, для которых будет вестись контроль затрат на предприятии. По умолчанию контроллинг работает по ЦФО и статьям, но при необходимости пользователи, администрирующие контроль, могут добавить любые аналитики, используемые в Бюджетире, в качестве дополнительной аналитики контроля (например, проекты).
3. Инструменты для настройки периодичности контроля над затратами. Лимиты могут устанавливаться на весь год, на квартал, а могут быть включены для каждого отчетного месяца отдельно, не перенося экономию в будущие периоды.
4. Инструменты для внесения лимитов. Контроль бюджетов затрат является частью системы Бюджетир, поэтому установку лимитов можно производить с любого планового сценария Бюджетира или вносить вручную.
5. Инструменты корректировок лимитов. Лимиты могут быть увеличены, снижены или перераспределены в зависимости от потребности и текущей ситуации.
6. Функционал контроля финансовых результатов деятельности организации, проверяющий каждый документ, вовлеченный в контроллинг наличие лимитов для него.

В качестве точек контроля в Бюджетире участвуют

• Заявка на закупку – документ о намерениях ЦФО произвести использование лимитов затрат и потребить ресурсы. Каждая заявка сверяется на наличие свободных лимитов, не использованных ранее поданными заявками и договорами. При дефиците лимитов в зависимости от настроек контроля бюджетов затрат необходимо либо скорректировать потребность, либо произвести корректировки лимитов (увеличение или перераспределение);
• Бюджет договора – документ, содержащий в себе данные по ожидаемому использованию ресурсов в рамках уже заключенных договоров. Заменяет собой заявку и контролируется аналогично. Бюджеты договоров могут меняться по мере изменения использования ресурсов или заключения дополнительных соглашений. Бюджет договора сам по себе является лимитом для контроля сумм первичных документов.
• Справка об отнесении затрат – документ для первичного ввода расходов в Бюджетир, одновременно выполняющего функции и контроллинга. Каждый СОЗ перед внесением в систему проверяется на отсутствие блокировок лимитов по аналитикам контроля (статья, ЦФО и, если есть, дополнительные аналитики), а также наличие остатка лимита договора (для непревышения суммы по договору).

Представленный набор инструментов по контролю и анализу затрат – неотъемлемая часть эффективного управления финансами предприятия. Грамотное планирование, учет и контроль позволяют оптимизировать расходы, снизить риски и достичь стратегических целей компании.

Подробнее об организации контроля затрат узнайте на встрече с методологом. Для этого запишитесь на бесплатную демонстрацию.