Контроль лимитов затрат в расширении Бюджетир

Контроллинг затрат и их лимитов дополняет привычный контроль исполнения бюджета, перенося точку анализа использованию бюджета непосредственно в моменты возникновения обязательств – на стадию закупки, контрактования или приемки первичных документов.

Основные задачи контроля затрат на предприятии:

• Определение и установление лимитов: определение границ допустимых значений для различных показателей бюджета.
• Мониторинг и контроль затрат,соблюдения лимитов: регулярное отслеживание и анализ данных о выполнении установленных лимитов, выявление отклонений и принятие мер по их устранению.
• Анализ причин отклонений и корректировка лимитов: выявление факторов, которые привели к нарушению лимитов, и внесение изменений в сами лимиты или процессы их установления. Расширение Бюджетир позволяет уменьшать, увеличивать, а также производить перераспределение лимитов .
• Оценка эффективности контроллинга лимитов затрат: анализ результатов работы системы, выявление сильных и слабых сторон, определение возможностей для улучшения и оптимизации процесса.

Контроль бюджетов затрат позволяет компаниям управлять рисками, повышать эффективность работы и улучшать результаты своей деятельности. Задачи контроля затрат на предприятии сложно выполнить, не имея средств автоматизации для этого. С этой целью в состав Бюджетира был включен модуль контроллинга затрат, обеспечивающий эффективный процесс соблюдения плановых бюджетов.

Контроллинг управления затратами в Бюджетир включает в себя

1. Инструменты для настройки уровней контроля. Контроль лимитов может производится как по статьям бюджетов, так и по их группам для снижения трудозатрат в ситуациях, когда детализация по статьям очень высока.
2. Настройка аналитик, для которых будет вестись контроль затрат. По умолчанию контроллинг работает по ЦФО и статьям, но при необходимости пользователи, администрирующие контроль контроль, могут добавить любые аналитики, используемые в Бюджетире, в качестве дополнительной аналитики контроля (например, проекты).
3. Инструменты для настройки периодичности контроля над затратами. Лимиты могут устанавливаться на весь год, на квартал, а могут быть включены для каждого отчетного месяца отдельно, не перенося экономию в будущие периоды.
4. Инструменты для внесения лимитов. Контроль бюджетов затрат является частью системы Бюджетир, поэтому установку лимитов можно производить с любого планового сценария Бюджетира или вносить вручную.
5. Инструменты корректировок лимитов. Лимиты могут быть увеличены, снижены или перераспределены в зависимости от потребности и текущей ситуации.
6. Функционал контроля затрат, проверяющий каждый документ, вовлеченный в контроллинг наличие лимитов для него.

В качестве точек контроля в Бюджетире участвуют

• Заявка на закупку – документ о намерениях ЦФО произвести использование лимитов затрат и потребить ресурсы. Каждая заявка сверяется на наличие свободных лимитов, не использованных ранее поданными заявками и договорами. При дефиците лимитов в зависимости от настроек контроля бюджетов затрат необходимо либо скорректировать потребность, либо произвести корректировки лимитов (увеличение или перераспределение);
• Бюджет договора – документ, содержащий в себе данные по ожидаемому использованию ресурсов в рамках уже заключенных договоров. Заменяет собой заявку и контролируется аналогично. Бюджеты договоров могут меняться по мере изменения использования ресурсов или заключения дополнительных соглашений. Бюджет договора сам по себе является лимитом для контроля сумм первичных документов.
• Справка об отнесении затрат – документ для первичного ввода расходов в Бюджетир, одновременно выполняющего функции и контроллинга. Каждый СОЗ перед внесением в систему проверяется на отсутствие блокировок лимитов по аналитикам контроля (статья, ЦФО и, если есть, дополнительные аналитики), а также наличие остатка лимита договора (для непревышения суммы по договору).

Представленный набор инструментов позволит Вам эффективно управлять лимитами, своевременно реагировать на расхождения, не допуская отклонений от поставленных целей.

Подробнее об организации контроля затрат узнайте на встрече с методологом. Для этого запишитесь на бесплатную демонстрацию.