Сайт может отображаться некорректно, поскольку вы просматриваете его с устаревшего браузера Internet Explorer (), который больше не поддерживается Microsoft. Рекомендуем обновить браузер на любой из современных: Google Chrome, Яндекс.Браузер, Mozilla FireFox.
Пожалуйста, поверните устройство в вертикальное положение для корректного отображения сайта
Разработка и внедрение
программы для бюджетирования
Главная › Блог › Порядок согласования проектной документации в «Бюджетир»
Порядок согласования проектной документации в «Бюджетир»
Ваш голос учтен
5
В программном продукте «Бюджетир» реализовано большое количество документов: планы производства, отчет работы за смену, бюджеты подразделений, справки об отнесения затрат. Каждый из документов имеет свой процесс согласования с дальнейшим утверждением.
Но что происходит, когда согласование документов еще не автоматизировано? Разбираем факторы в статье.
Время прочтения: 2 минуты
Согласование документации является важным этапом в работе любой организации. Оно позволяет контролировать процесс разработки и утверждения документов, а также обеспечивать соблюдение всех необходимых требований и стандартов. В данной статье мы рассмотрим процесс согласования документации в расширении 1С и его преимущества для оптимизации и автоматизации работы предприятия.
В расширении Бюджетир согласованию подлежат следующие виды документов:
Производственная программа должна согласовываться всеми участниками процесса, а курирующий руководитель подразделения должен утвердить план работ.
Отчет работы за смену должен быть проверен и принят производственным управлением компании.
Бюджеты подразделений формируются исполнителями и обязательно согласовываются руководителем и при необходимости курирующим управлением центрального аппарата.
Входящие документы от контрагентов вместе со справкой об отнесении затрат имеют свой путь согласования прежде, чем дойдет до утверждения руководителем компании.
Что будет если процесс согласования рабочей документации не автоматизирован?
Увеличится время и число ошибок формирования бюджетов. Это происходит если производственную программу не утвердили и постоянно вносятся изменения.
Неверно рассчитали фактические доходы компании в управленческом учете. Причина — не проверили и не согласовали выполненные производственные работы за отчетный месяц.
Бюджет подразделения рассчитывается не правильно, потому что исполнитель допустил ошибку не согласовав свои действия с руководителем.
Документы от контрагентов не проводятся в учете по причине потери или нахождения не известно где, и как следствие искажение себестоимости за отчетный период.
Сроки прохождения документов затягиваются
Есть удаленные подразделения, и с ними необходимо часто обмениваться и согласовывать документацию.
Что позволяет делать автоматизация?
Автоматизированное согласование документов и документооборота поможет обеспечить слаженное, а значит, максимально эффективное взаимодействие всех структурных подразделений компании.
Улучшит производительность труда благодаря упрощению процессов согласования и передачи документов системы.
Существенно разгрузит рядовых сотрудников, ведь с нею создавать и редактировать документы тоже станет легче.
В «Бюджетир» реализован функционал документооборота, созданных в программе. Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с внутренними документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Функционал имеет понятный интерфейс, отличается большой гибкостью в настройке процесса согласования к каждой группе документов, позволяет проводить поиск и мониторинг прохождения документа по этапам, а также архивное хранение.
Маршрут согласования документов в расширении Бюджетир для 1С
Определение ответственных лиц. Первым шагом процесса является определение ответственных лиц за согласование документации.
Для определения и назначения ролей исполнителей в Бюджетир существует регистр сведений «Роли исполнителей».
Исполнитель, который отвечает за разработку документа, после проведения отправляет документ уполномоченному за согласование лицу или группе руководителей.
Бюджетир позволяет создавать шаблоны маршрутов согласования и настроить этапность проверки исполнителями. Также существует возможность отправлять на согласование пакет документов.
Проверка соответствия требованиям. На этом этапе ответственные лица проверяют документы на соответствие установленным требованиям и стандартам. Если в процессе проверки обнаружены ошибки или несоответствия, ответственные лица обсуждают их с авторами документов и вносят необходимые изменения.
На рабочем столе согласования возможно увидеть все документы находящиеся в процессе согласования, что позволяет оперативно просмотреть каждый документ и выбрать требуемый статус:
Вернуть на доработку.
Согласовать.
Отклонить.
Передать на проверку другому пользователю системы.
Делегировать задачу.
Проверка документов с незавершенным согласованием и блокировка редактирования после проверки.
Обработка «Мастер блокировки фактических данных» позволяет осуществлять проверку документов с незавершенным процессом согласования по разным видам процессов, а также блокировать согласованные документы.
После фильтрации обработка отображает все документы с запущенным процессом согласования. Те документы, у которых статусы согласования: возвращено, делегировано, отклонено отображаться не будут.
Хотите узнать о программном продукте «Бюджетир» и его возможностях более подробно?